REKRUTACJA OPARTA NA DANYCH. JAK GRUPA RABEN ROZWIJA ANALITYKĘ HR

Ponad 1500 procesów rekrutacyjnych rocznie, wiele spółek i stanowiska o zupełnie różnych wymaganiach. W tak złożonym środowisku skuteczne zarządzanie rekrutacją wymaga nie tylko doświadczenia zespołu, ale również dostępu do rzetelnych danych. W Grupie Raben wykorzystujemy system eRecruiter, aby lepiej rozumieć przebieg procesów, identyfikować obszary wymagające usprawnień i podejmować decyzje w oparciu o konkretne informacje.

Różne stanowiska, różne potrzeby – wspólny cel

Rekrutacja w branży logistycznej jest zróżnicowana i dynamiczna. Potrzeby organizacji obejmują zarówno stanowiska magazynowe, operacyjne, specjalistyczne, eksperckie czy menedżerskie. W jednych procesach kluczowe jest szybkie dotarcie do osób gotowych do podjęcia pracy, w innych – wieloetapowa ocena kompetencji, doświadczenia i potencjału kandydatów. Różnią się więc nie tylko profile poszukiwanych osób, lecz także czas trwania rekrutacji, liczba etapów i sposób podejmowania decyzji.

Przy tak dużej i zróżnicowanej skali rekrutacji rocznie, prowadzonych w spółkach działających w 17 krajach, szczególnego znaczenia nabiera możliwość spojrzenia na procesy z szerszej perspektywy. Potrzebujemy wspólnych standardów i porównywalnych wskaźników, ale jednocześnie nie możemy pomijać specyfiki konkretnego stanowiska, lokalnego rynku czy potrzeb biznesowych. Jedno zbiorcze zestawienie nie zawsze oddaje rzeczywisty obraz sytuacji – dane należy analizować z uwzględnieniem kontekstu.

Od zarządzania aplikacjami do świadomego podejmowania decyzji

W Grupie Raben od kilku lat prowadzenie procesów rekrutacyjnych w polskich i zagranicznych spółkach wspiera eRecruiter. Początkowo system służył przede wszystkim do zarządzania aplikacjami kandydatów. Z czasem stał się również ważnym źródłem informacji o przebiegu rekrutacji i narzędziem wspierającym analizę jej efektywności.

Na podstawie danych zgromadzonych w systemie co kwartał przygotowywane jest zestawienie wskaźników rekrutacyjnych. Pozwala ono podsumować wyniki, obserwować zmiany i określać obszary, którym warto przyjrzeć się bliżej. Możemy analizować sytuację zarówno z perspektywy całej organizacji, jak i poszczególnych spółek, a także porównywać wyniki jednostek o zbliżonym profilu działalności. Dane pozwalają nam wyjść poza podstawowe informacje o liczbie rekrutacji czy czasie ich trwania. Możemy lepiej ocenić efektywność procesów, dostrzegać trendy i sprawdzać, które obszary wymagają dodatkowej uwagi. 

Co mówią dane? – czyli praktyczne zastosowanie analityki

• Szybsze rozpoznawanie trudności w procesie

Monitorowanie kolejnych etapów rekrutacji pomaga ocenić, czy proces przebiega zgodnie z założeniami. Jeżeli rekrutacja trwa dłużej, niż przewidują wewnętrzne wskaźniki KPI, możemy sprawdzić, gdzie pojawia się trudność: czy brakuje odpowiednich aplikacji, czy kandydaci nie przechodzą do kolejnych etapów, czy też decyzje zajmują więcej czasu. Taka diagnoza ułatwia dobranie właściwego działania zamiast wprowadzania zmian na podstawie przypuszczeń.

• Weryfikowanie obserwacji dotyczących rynku pracy

Dane pomagają również konfrontować codzienne obserwacje rekruterów z rzeczywistym przebiegiem procesów. Przykładem jest czas podejmowania decyzji przez kandydatów. Nawet gdy po stronie organizacji analiza aplikacji i umawianie spotkań przebiegają coraz sprawniej, kandydaci mogą potrzebować więcej czasu na rozważenie oferty i udzielenie odpowiedzi. Analiza wskaźników pozwala oddzielić czynniki zależne od organizacji procesu od tych, które wynikają ze zmieniających się zachowań kandydatów.

• Raportowanie bez ręcznego przygotowywania zestawień

Gotowe raporty dostępne w eRecruiterze ułatwiają przygotowywanie podsumowań dla menedżerów i lokalnych zespołów. Rekruterzy, prowadzący równolegle wiele procesów nie muszą za każdym razem ręcznie gromadzić danych i opracowywać ich w arkuszach kalkulacyjnych. Zestawienia można wygenerować w kilku kliknięciach, a następnie wykorzystać do omówienia konkretnego projektu lub oceny szerszych trendów.

• Spójna komunikacja i wiedza, do której można wrócić

System wspiera także codzienną organizację pracy. Automatyzacja komunikacji pozwala uruchamiać wiadomości do kandydatów po zmianie etapu rekrutacji, dzięki czemu otrzymują oni informacje o statusie procesu bez zbędnej zwłoki. Szablony wiadomości pomagają utrzymać spójny standard kontaktu, niezależnie od rodzaju rekrutacji. Istotnym elementem są również notatki dotyczące spotkań i oceny kandydatów. Zapisane informacje o doświadczeniu, kompetencjach i potencjale ułatwiają przygotowanie rekomendacji dla menedżerów, porównanie kandydatur, a w razie potrzeby – powrót do osób, które brały udział w rekrutacji wcześniej.

• Technologia wspiera doświadczenie rekrutera

Wartość systemu nie sprowadza się do pojedynczych funkcjonalności. Najważniejsze jest to, że dane stają się praktycznym elementem codziennej pracy zespołu: pomagają monitorować postępy, dostrzegać momenty, w których proces traci dynamikę, i lepiej planować kolejne kroki. Rozwijane możliwości analityczne, w tym rozwiązania wykorzystujące sztuczną inteligencję, takie jak AI Insights w module Raporty Ekspert, dodatkowo wspierają interpretację wyników i wskazywanie potencjalnych kierunków działania.

Technologia nie zastępuje wiedzy i doświadczenia rekrutera, ani rozmowy z menedżerem. Dostarcza natomiast informacji, które pomagają trafniej ocenić sytuację i podejmować decyzje na podstawie faktów. To szczególnie ważne w organizacji, w której procesy różnią się skalą, profilem stanowisk i uwarunkowaniami rynkowymi.

• Dane jako punkt wyjścia do doskonalenia rekrutacji

Doświadczenia Grupy Raben pokazują, że analityka rekrutacyjna to znacznie więcej niż cykliczne raportowanie wyników. To sposób na lepsze rozumienie procesów, szybsze rozpoznawanie wyzwań i świadome planowanie usprawnień. Połączenie wiedzy zespołu, znajomości potrzeb biznesu i danych dostępnych w eRecruiterze pozwala patrzeć na rekrutację całościowo, a jednocześnie nie tracić z oczu specyfiki poszczególnych stanowisk.

Punktem wyjścia do rozwoju pozostaje umiejętność zadawania właściwych pytań: co mierzymy, co mówią nam wyniki i jakie działania warto na ich podstawie podjąć. Dzięki temu dane nie są jedynie podsumowaniem przeszłości, ale stają się narzędziem wspierającym coraz lepsze zarządzanie rekrutacją.