Polityka prywatności

I. Wprowadzenie i zakres stosowania

Ochrona danych osobowych i bezpieczeństwo informacji zawsze były traktowane priorytetowo w działalności Grupy Raben. Jako odpowiedzialna organizacja, która ma świadomość, że informacja ma określoną wartość i stanowi zasób wymagający właściwej ochrony, zależy nam na należytym informowaniu o sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, szczególnie wobec treści przepisów o ochronie danych osobowych, w tym Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”). Z tego względu w niniejszej polityce prywatności (dalej: „Polityka”) przedstawiamy kluczowe informacje związane z przetwarzaniem danych osobowych przez polskie spółki z Grupy Raben, tj.:

Raben Management Services spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Robakowie (62-023), ulica Zbożowa 1;
Raben Logistics Polska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Robakowie (62-023), ulica Zbożowa 1;
Fresh Logistics Polska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Robakowie (62-023), ulica Zbożowa 1;
Raben East spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Robakowie (62-023), ulica Zbożowa 1;
Raben Transport spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Gądkach (62-023), ulica Poznańska 71;
Raben Real Estate spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Robakowie (62-023), ulica Zbożowa 1;
Raben Business Services spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Robakowie (62-023), ulica Zbożowa 1;
Raben Sea&Air S.E. z siedzibą w Robakowie (62-023), ulica Zbożowa 1.

Niniejsza Polityka ma zastosowanie do wszystkich przypadków, w których polskie spółki Grupy Raben są administratorami danych osobowych i je przetwarzają. W ramach Polityki prezentujemy więc zarówno informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z naszego serwisu internetowego https://polska.raben-group.com/ oraz serwisów społecznościowych, jak i szczegółowe klauzule informacyjne dotyczące przetwarzania danych osobowych przez polskie spółki z Grupy Raben poza tymi kanałami.

W niniejszym dokumencie znajdziecie również dokładne informacje dotyczące sytuacji, w których polskie spółki z Grupy Raben współadministrują danymi osobowymi wspólnie z pozostałymi spółkami Grupy Raben (w szczególności listę spółek objętych współadministrowaniem, informację o punkcie kontaktowym oraz wskazanie celów przetwarzania objętych współadministrowaniem).

Polityki prywatności dla spółek z Grupy Raben posiadających siedzibę w kraju innym, niż Polska, znajdują się w odrębnych zakładkach strony internetowej, dedykowanych dla każdego z państw.

II. Informacje ogólne

Polskie spółki Grupy Raben przykładają szczególną wagę do kwestii prawidłowego, zgodnego z prawem przetwarzania danych osobowych. O podstawach prawnych przetwarzania danych osobowych, sposobach ich zbierania i wykorzystywania, a także o prawach podmiotów danych z tym związanych informujemy osoby fizyczne za pośrednictwem licznych kanałów komunikacji, w tym w szczególności niniejszej Polityki.

Polskie spółki Grupy Raben zapewniają przejrzystość przetwarzania danych osobowych i informują o przetwarzaniu danych w sposób zgodny z prawem i terminowy. Dotyczy to zarówno przypadków, w których przetwarzamy dane osobowe pozyskane bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, jak i przypadków, w których dane osobowe pozyskaliśmy z innych źródeł. W ramach szczegółowych klauzul informacyjnych przekazujemy podmiotom danych pełny zakres informacji wymagany na gruncie przepisów art. 13 i 14 RODO.

Polskie spółki Grupy Raben dbają o to, aby dane były zbierane tylko w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanego celu i przetwarzane jedynie przez okres, w jakim jest to niezbędne. Staramy się na bieżąco identyfikować potrzeby zmian w obszarze danych osobowych i maksymalnie zabezpieczać prawa i wolności osób fizycznych, których dane dotyczą. Aby zapewnić rzetelność i przejrzystość przetwarzania danych osobowych, polskie spółki Grupy Raben prowadzą szczegółowe rejestry przetwarzania danych osobowych oraz – gdy występują w charakterze podmiotu przetwarzającego, rejestry kategorii czynności przetwarzania.

Przetwarzając dane osobowe, polskie spółki Grupy Raben zapewniają ich bezpieczeństwo i poufność oraz przykładają szczególną wagę do doboru i weryfikacji stosowanych do przetwarzania środków technicznych i organizacyjnych (w tym uwzględniając ochronę danych w fazie projektowania, prowadząc stosowne analizy ryzyka oraz – gdy jest to konieczne, dokonując oceny skutków dla ochrony danych). Każda z polskich spółek Grupy Raben dba o to, aby dostęp do przetwarzanych danych osobowych miały wyłącznie należycie upoważnione osoby, które zobowiązane zostały do zachowania przetwarzanych danych w tajemnicy.

Polskie spółki z Grupy Raben przykładają dużą wagę do odpowiedniego doboru partnerów biznesowych, w tym uwzględniając bezpieczeństwo danych osobowych, które im przekazują. W przypadku korzystania z usług podmiotów przetwarzających, polskie spółki z Grupy Raben dokładnie sprawdzają, czy dany dostawca gwarantuje odpowiedni poziom bezpieczeństwa powierzanych danych osobowych oraz weryfikują tę kwestię podczas cyklicznych audytów.

W przypadku, gdy – pomimo stosowanych środków bezpieczeństwa, w związku z przetwarzaniem danych osobowych doszłoby do naruszenia ochrony danych, polskie spółki z Grupy Raben podejmują wszelkie kroki mające na celu zidentyfikowanie przyczyn, zakresu i potencjalnych konsekwencji naruszenia oraz realizują wynikające z tego faktu obowiązki prawne, w szczególności związane z zawiadomieniem o naruszeniu organu nadzorczego oraz osób dotkniętych naruszeniem.

Polskie spółki z Grupy Raben przykładają dużą wagę również do kwestii związanych z międzynarodowym transferem danych osobowych, w tym w szczególności do przekazywania danych osobowych podmiotom przetwarzającym dane osobowe mającym siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG).

Kraje spoza EOG mogą nie oferować takiego samego poziomu ochrony danych osobowych, jak kraje EOG. Zanim Twoje dane osobowe zostaną przekazane poza EOG, dołożymy wszelkich starań, aby takie przekazanie nie doprowadziło do obniżenia poziomu Twojej ochrony, zagwarantowanego na podstawie przepisów obowiązujących w krajach należących do EOG. W przypadku transferu Twoich danych osobowych poza EOG, ich przekazywanie odbywać się będzie w oparciu o decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony danych lub na podstawie standardowych klauzul umownych w zakresie ochrony danych przyjętych przez Komisję Europejską.

III. Inspektor Ochrony Danych

Polskie spółki z Grupy Raben wyznaczyły Inspektora Ochrony Danych – Panią Paulinę Szwedę- Bednarek. Jest to osoba, z którą możesz kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych:

kierując zapytania na adres korespondencyjny: ul. Zbożowa 1, 62-023 Robakowo k. Poznania z dopiskiem „ochrona danych osobowych”;
kierując zapytania bezpośrednio na adres poczty elektronicznej gdpr@raben-group.com.

IV. Realizacja praw osób, których dane dotyczą

Polskie spółki z Grupy Raben przykładają szczególną uwagę do kwestii związanych z realizacją przysługujących osobom fizycznym na gruncie RODO praw.

Z żądaniem realizacji przysługujących Ci na gruncie RODO praw możesz wystąpić w szczególności zgłaszając je do Inspektora Ochrony Danych, przy wykorzystaniu kanałów komunikacji, wskazanych w pkt. III Polityki.

Jeżeli nie będziemy w stanie zidentyfikować osoby fizycznej na podstawie zgłoszonego żądania, zwrócimy się do wnioskodawcy o dodatkowe informacje. Podanie takich danych nie jest obowiązkowe, jednak brak ich podania będzie skutkować brakiem możliwości realizacji żądania (a w konsekwencji odmową jego zrealizowania).

Odpowiedź na zgłoszenie powinna zostać udzielona w ciągu miesiąca od jego otrzymania. W razie potrzeby termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym administrator danych poinformuje wnioskodawcę, wskazując jednocześnie na przyczyny tego działania.

W sytuacji, w której żądanie zostanie skierowane elektronicznie, odpowiedź udzielona zostanie w tej samej formie (chyba, że wnioskodawca zażądał udzielenia odpowiedzi w innej formie). W innych przypadkach odpowiedź udzielona zostanie pisemnie. W sytuacji, gdy termin realizacji żądania uniemożliwia udzielenie odpowiedzi drogą pisemną, a zakres danych wnioskodawcy umożliwia kontakt drogą elektroniczną, odpowiedź udzielona zostanie w tej formie.

Administrator rozpatrujący żądanie przechowuje informacje dotyczące zgłoszonego żądania oraz osoby, która żądanie zgłosiła, w celu zapewnienia możliwości wykazania zgodności oraz w celu ustalenia, dochodzenia ewentualnych roszczeń podmiotów danych lub obrony przed nimi. Każde zgłoszenie odnotowywane jest w rejestrze żądań prowadzonym przez danego administratora. Rejestr ten przechowywany jest w sposób zapewniający integralność i poufność zawartych w nim danych.

Jako podmiotowi danych przysługują Ci następujące prawa:

prawo do informacji o przetwarzaniu danych osobowych – na tej podstawie przekazujemy osobie fizycznej zgłaszającej żądanie informację o przetwarzaniu danych, w tym przede wszystkim o celach i podstawach prawnych przetwarzania, zakresie posiadanych danych, podmiotach, którym są ujawniane i planowanym terminie usunięcia danych;
prawo uzyskania kopii danych – na tej podstawie przekazujemy kopię przetwarzanych danych dotyczących osoby fizycznej zgłaszającej żądanie;
prawo do sprostowania – jesteśmy zobowiązani usuwać ewentualne niezgodności lub błędy przetwarzanych danych osobowych oraz uzupełniać je, jeśli są niekompletne;
prawo do usunięcia danych – na tej podstawie można żądać usunięcia danych, których przetwarzanie nie jest już niezbędne do realizowania żadnego z celów, dla których zostały zebrane;
prawo do ograniczenia przetwarzania – w razie zgłoszenia takiego żądania zaprzestajemy wykonywania operacji na danych osobowych – z wyjątkiem operacji, na które wyraziła zgodę osoba, której dane dotyczą oraz przechowywania danych, zgodnie z przyjętymi zasadami retencji – lub dopóki nie ustaną przyczyny ograniczenia przetwarzania danych (np. zostanie wydana decyzja organu nadzorczego zezwalająca na dalsze przetwarzanie danych);
prawo do przenoszenia danych – na tej podstawie, w zakresie, w jakim dane są przetwarzane w sposób zautomatyzowany w związku z zawartą umową lub wyrażoną zgodą, wydajemy dane dostarczone przez osobę, której one dotyczą, w formacie pozwalającym na odczyt danych przez komputer. Możliwe jest także zażądanie przesłania tych danych innemu podmiotowi, jednakże pod warunkiem, że istnieją w tym zakresie techniczne możliwości zarówno po naszej stronie, jak również wskazanego podmiotu;
prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celach marketingowych – możesz w każdym momencie sprzeciwić się przetwarzaniu Twoich danych osobowych w celach marketingowych, bez konieczności uzasadnienia takiego sprzeciwu;
prawo sprzeciwu wobec innych celów przetwarzania danych – możesz w każdym momencie sprzeciwić się – z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją – przetwarzaniu danych osobowych, które odbywa się na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (np. dla celów analitycznych lub statystycznych albo ze względów związanych z ochroną mienia); sprzeciw w tym zakresie powinien zawierać uzasadnienie;
prawo wycofania zgody – jeśli dane przetwarzane są na podstawie wyrażonej zgody, masz prawo wycofać ją w dowolnym momencie, co jednak nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem;
prawo do skargi – w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, możesz złożyć skargę do organu nadzorującego przetwarzanie danych osobowych, którym dla polskich spółek Grupy Raben jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) z siedzibą w Warszawie, ul. Stawki 2.

V. Współadministrowanie danymi

Spółki Grupy Raben, aby osiągnąć założone cele biznesowe i zapewnić najwyższe standardy świadczonych usług mogą przetwarzać dane osobowe, nie tylko jako niezależni administratorzy, ale również w ramach relacji współadministrowania, opartej o umowę o współadministrowaniu, zawartą na mocy art. 26 ust. 1 i 2 RODO, określającą w szczególności cele tego przetwarzania.

Spółki z Grupy Raben – działając jako Współadministratorzy, wspólnie ustalają cele i sposoby przetwarzania danych osobowych

Lista Współadministratorów

Stronami zawartej przez spółki Grupy Raben umowy o współadministrowaniu danymi są następujące spółki (dalej: „Współadministratorzy”):

Raben Management Services spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Robakowie (62-023) przy ul. Zbożowej 1,
Raben Trucking & Rental GmbH z siedzibą w Mülheim-Kärlich (56218) Niemcy, Urmitzer Str. 9,
Raben ECP GmbH z siedzibą w Mannheim (68219) Niemcy, Holländerstr. 11,
Raben Trans European Germany GmbH z siedzibą w Mannheim (68219) Niemcy, Holländerstr. 11,
Raben Germany Immobilien GmbH z siedzibą w Mannheim (68219) Niemcy, Holländerstr. 11,
Raben Trans European Immobilien GmbH z siedzibą w Mannheim (68219) Niemcy, Holländerstr. 11,
Raben 4PL Solutions GmbH z siedzibą w Mannheim (68219) Niemcy, Holländerstr. 11,
Raben Sea & Air GmbH z siedzibą w Hamburgu (22113) Niemcy, Bredowstraße 30,
Raben Real Estate Poland spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Robakowie (62-023) przy ul. Zbożowej 1,
Raben Transport spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Gądkach (62-023) Polska, ul. Poznańska 71,
Raben East spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Robakowie (62-023) przy ul. Zbożowej 1,
Raben Logistics Polska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Robakowie (62-023) przy ul. Zbożowej 1,
Fresh Logistics Polska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Robakowie (62-023) przy ul. Zbożowej 1,
Raben Business Services spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Robakowie (62-023) przy ul. Zbożowej 1,
Raben Sea & Air SE z siedzibą w Robakowie (62-023) przy ul. Zbożowej 1,
Raben Group N.V. z siedzibą w Oss (5342LW) Niderlandy, Vorstengrafdonk 81,
Raben Netherlands B.V. z siedzibą w Oss (5342LW) Niderlandy, Vorstengrafdonk 81,
Ascari Investments B.V. z siedzibą w Oss (5342LW) Niderlandy, Vorstengrafdonk 81,
Raben Real Estate Holding S.E. z siedzibą w Oss (5342LW) Niderlandy, Vorstengrafdonk 81,
Raben Real Estate Netherlands B.V. z siedzibą w Oss (5342LW) Niderlandy, Vorstengrafdonk 81,
Raben Trucking Netherlands B.V. z sidzibą w Etten-Leur (4878AH) Niderlandy, Parallelweg 3,
G.J. Groep B.V. z sidzibą w Etten-Leur (4878AH) Niderlandy, Parallelweg 3,
Raben Logistics Czech s.r.o. z siedzibą w Nupaky (251 01) Czechy, Komerční 535,
Raben Transport s.r.o. z siedzibą w Kostelec (349 01), Czechy, Ostrov u Stříbra 64,
Raben Logistics Slovakia s.r.o. z siedzibą w Senec (903 01) Slovakia Diaľničná cesta 10D.
Raben Sittam S.r.l. z siedzibą w Cornaredo (20007) Włochy, Via Monzoro 100,
Raben Trans European Hungary Kft. z siedzibą w Dunaharaszti (2330) Węgry, Jedlik Ányos út 31,
Raben Real Estate Hungary Kft. z siedzibą w Dunaharaszti (2330) Węgry, Jedlik Ányos út 31,
Raben Logistics Romania S.l.r. z siedzibą w Dragomiresti-Deal (077096) Rumunia, Strada Padurii nr. 26 CTPark BUCH 14,
Raben Logistics Bulgaria EOOD z siedzibą w Sofii, Bułgaria, 8 Tsar Kaloyan Str., II. piętro,
Raben Lietuva UAB z siedzibą w Wilnie (LT-02120) Litwa, Liepkalnio 85B,
Raben Baltics UAB z siedzibą w Wilnie (LT-02120) Litwa, Liepkalnio 85B,
Raben Latvia SIA z siedzibą w Dreiliņi, Stopiņu pagasts, Ropažu novads (LV-2130) Łotwa, Garā iela 2,
Raben Eesti OU z siedzibą w Harju maakond, Rae vald, Peetri alevik (75312) Estonia, Reti tee 4,
Raben Intertrans AE z siedzibą w Atenach (18546), Grecja, Agiou Dimitriou 41,
Raben Real Estate Greece MIKE z siedzibą w Atenach (18546), Grecja, Agiou Dimitriou 41,
Raben BEXity GmbH z siedzibą w Wiedniu (1110) Austria, Warneckestraße 7

2. Punkt kontaktowy

Głównym punktem kontaktowym dla osób, których dane dotyczą, we wszystkich sprawach związanych ze współadministrowaniem, jest Inspektor Ochrony Danych polskich spółek z Grupy Raben, z którym możecie kontaktować się:

kierując zapytania na adres korespondencyjny: ul. Zbożowa 1, 62-023 Robakowo k. Poznania z dopiskiem „ochrona danych osobowych”;
kierując zapytania bezpośrednio na adres poczty elektronicznej gdpr@raben-group.com .

Dodatkowo osoby, których dane dotyczą, mogą kontaktować się według własnego uznania bezpośrednio z każdym ze Współadministratorów, za pośrednictwem kanałów komunikacji wskazanych w punkcie 1. powyżej (adres korespondencyjny/adres e-mail).

3. Lista celów przetwarzania objętych współadministrowaniem

Spółki z Grupy Raben wymienione w pkt. 1 powyżej współadministrują danymi osobowymi w następujących procesach, realizując wspólnie ustalone, wskazane niżej cele:

Proces	Cel	Współadministratorzy
Rekrutacja – budowanie baz danych kandydatów	Prowadzenie procesu rekrutacji oraz tworzenie bazy kandydatów do pracy	Raben Management Services sp. z o.o. oraz polskie spółki Grupy Raben
Rekrutacja – wybór kandydatów do pracy (proces decyzyjny)	Prowadzenie procesu rekrutacji	Raben Management Services współadministruje danymi wspólnie z każdym ze Współadministratorów z osobna (w odniesieniu do kluczowych stanowisk)
Rekrutacja – akceptacja/wybór kandydatów do pracy przez Raben Management Services sp. z o.o.	Prowadzenie procesu rekrutacji	Raben Management Services współadministruje danymi wspólnie z każdym ze Współadministratorów z osobna (w odniesieniu do kluczowych stanowisk)
Rekrutacja – przyszłe rekrutacje	Tworzenie bazy kandydatów do pracy	Raben Management Services sp. z o.o. oraz polskie spółki Grupy Raben (z wyłączeniem Raben Real Estate Poland sp. z o.o., Raben Sea&Air SE oraz Raben Business Services sp. z o.o.) współadministrują danymi
Zatrudnienie – dostęp do danych pracowników spółek z Grupy Raben	Zarządzanie zasobami ludzkimi zgodnie ze standardem grupowym	Raben Management Services sp. z o.o. współadministruje danymi wspólnie z każdym ze Współadministratorów z osobna (w odniesieniu do danych o wynagrodzeniach)
Zatrudnienie – dostęp do danych pracowników spółek z Grupy Raben	Współdzielenie bazy danych na potrzeby rekrutacji wewnętrznych	Raben Management Services sp. z o.o. oraz polskie spółki Grupy Raben współadministrują danymi
Archiwizacja – ustalanie zasad archiwizacji - zakresu, retencji, praw dostępu	Zapewnienie bezpieczeństwa archiwizowanych danych oraz zgodności procesu archiwizacji z przepisami	Raben Management Services sp. z o.o. współadministruje danymi wspólnie z każdym ze Współadministratorów z osobna
Obsługa klienta (zwroty/reklamacje) - wsparcie w procesie rozpatrywania reklamacji i wydawania decyzji w ramach postępowań reklamacyjnych	Podejmowanie działań niezbędnych dla prowadzenia i zakończenia procesu reklamacyjnego	Raben Management Services sp. z o.o. z każdym ze Współadministratorów z osobna
Obsługa klienta – Track&Trace	Podejmowanie działań niezbędnych dla prawidłowej realizacji dostaw (informacja o statusie przesyłki)	Raben Management Services sp. z o.o. oraz Współadministratorzy w zakresie, w jakim świadczą usługi dla klientów
Obsługa klienta – prowadzenie Centrum Subskrypcji	Zarządzanie informacjami o wyrażonych przez klientów zgodach (prowadzenie prawidłowej komunikacji z klientami)	Raben Management Services sp. z o.o. oraz Współadministratorzy w zakresie, w jakim świadczą usługi dla klientów
Obsługa klienta – ankiety dotyczące jakości usług	Badanie satysfakcji ze świadczonych usług	Raben Management Services sp. z o.o. oraz Współadministratorzy w zakresie, w jakim świadczą usługi dla klientów
Obsługa klienta – zapytania ofertowe	Podejmowanie działań niezbędnych do zawarcia umowy	Raben Management Services sp. z o.o. oraz Współadministratorzy w zakresie, w jakim świadczą usługi dla klientów
Obsługa klienta – prowadzenie formularzy w serwisach internetowych (dotyczących obsługi klienta i sprzedaży usług)	Prowadzenie komunikacji z klientami i potencjalnymi klientami	Raben Management Services sp. z o.o. oraz Współadministratorzy w zakresie, w jakim świadczą usługi dla klientów
Sprzedaż usług	Podejmowanie czynności mających na celu sprzedaż usług świadczonych przez spółki z Grupy Raben	Raben Management Services sp. z o.o. oraz Współadministratorzy w zakresie, w jakim świadczą usługi dla klientów
Obsługa klienta	Realizacja zawartych umów	Raben Management Services sp. z o.o. oraz Współadministratorzy w zakresie, w jakim świadczą usługi dla klientów
Obieg dokumentów - przekazywanie danych i dokumentów finansowych	Zachowanie spójności systemu księgowego oraz wypełnienie obowiązków prawnych	Raben Management Services sp. z o.o. z każdym ze Współadministratorów z osobna (w odniesieniu do określonych progów kwotowych, wynikających z Corporate Governance)
Cybersecurity – testy bezpieczeństwa	Zapewnienie bezpieczeństwa IT	Raben Management Services sp. z o.o. z każdym ze Współadministratorów z osobna
Cybersecurity – zarządzanie incydentami cyberbezpieczeństwa	Identyfikacja i rozwiązywanie incydentów bezpieczeństwa	Raben Management Services sp. z o.o. z każdym ze Współadministratorów z osobna
Helpdesk – w zakresie dotyczącym błędów/usterek oprogramowania	Rozwiązywanie problemów wykorzystywanego oprogramowania	Raben Management Services sp. z o.o. z każdym ze Współadministratorów z osobna
Bezpieczeństwo fizyczne – zapobieganie kradzieżom	Zapewnienie bezpieczeństwa towarów	Raben Management Services sp. z o.o. z każdym ze Współadministratorów z osobna
Marketing internetowy – prowadzenie FP w social mediach	Budowa wizerunku Grupy Raben, promocja świadczonych usług	Raben Management Services sp. z o.o. z każdym ze Współadministratorów prowadzących profile w social mediach z osobna
Marketing internetowy – organizowanie konkursów w social mediach	Budowa wizerunku Grupy Raben, promocja świadczonych usług	Raben Management Services sp. z o.o. ze spółką lub spółkami organizującymi dany konkurs
Marketing internetowy – newsletter (subskrypcja oraz przygotowanie treści)	Budowa wizerunku Grupy Raben, promocja świadczonych usług	Raben Management Services sp. z o.o. z każdym ze Współadministratorów z osobna
Marketing internetowy – personalizowanie ofert i profilowanie	Budowa wizerunku Grupy Raben, promocja świadczonych usług	Raben Management Services sp. z o.o. z każdym ze Współadministratorów z osobna
BHP – czynności dotyczące incydentów bezpieczeństwa	Zapobieganie i zarządzanie incydentami w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy	Raben Management Services sp. z o.o. z każdym ze Współadministratorów z osobna (w odniesieniu do incydentów o wyższej wadze)
BHP – raportowanie incydentów bezpieczeństwa wewnątrz grupy	Zapobieganie i zarządzanie incydentami w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy	Raben Management Services sp. z o.o. z każdym ze Współadministratorów z osobna (w odniesieniu do incydentów o wyższej wadze)
Obsługa prawna	Wsparcie w zakresie weryfikacji umów, udział w negocjacjach, wsparcie w zawieraniu umów, wsparcie w procesach reklamacyjnych oraz inne czynności związane z bezpieczeństwem prawnym spółek z Grupy Raben	Raben Management Services sp. z o.o. z każdym ze Współadministratorów z osobna
Współpraca z bankami	Realizacja transakcji i innych kwestii związanych z prowadzeniem czynności przed bankami, z którymi współpracują spółki z Grupy Raben	Raben Management Services sp. z o.o. z każdym ze Współadministratorów z osobna
Czynności „managing company”	Pozostałe kwestie związane z wytyczaniem kierunków działania spółek z Grupy Raben	Raben Management Services sp. z o.o. z każdym ze Współadministratorów z osobna

4. Zasadnicza treść uzgodnień Współadministratorów

W wykonaniu obowiązku określonego w przepisie art. 26 ust. 2 RODO, poniżej przedstawiamy zasadniczą treść uzgodnień pomiędzy Współadministratorami, poczynionych w ramach umowy o współadministrowaniu:

Współadministratorem, który ma decydujący wpływ na wybór i dostarczenie środków technicznych służących do przetwarzania danych osobowych, w tym w szczególności sprzętu oraz oprogramowania, jest Raben Management Services spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej: „RMS”);
Dla zaangażowania jakiegokolwiek podmiotu przetwarzającego w procesy objęte współadministrowaniem, każdorazowo wymagana jest akceptacja tego podmiotu przez RMS, który jest też podmiotem uprawnionym do zawierania umów powierzenia w imieniu wszystkich Współadministratorów;
Każdy ze Współadministratorów jest odpowiedzialny za realizację obowiązków informacyjnych wynikających z przepisów RODO. Treść obowiązków informacyjnych jest wynikiem wspólnych uzgodnień Współadministratorów. Współadministratorzy są zobowiązani brać pod uwagę udzielone przez RMS wskazówki dotyczące treści obowiązków informacyjnych;
Każdy ze Współadministratorów prowadzi niezależnie Rejestr Czynności Przetwarzania oraz – jeśli dotyczy, Rejestr Kategorii Czynności Przetwarzania;
Współadministratorem zobowiązanym do prowadzenia wstępnych analiz ryzyka dla ochrony danych osobowych oraz – gdy jest to konieczne, oceny skutków dla ochrony danych, jest RMS. Finalne wnioski z prowadzonych analiz powinny być przygotowane razem przez Współadministratorów;
W przypadku międzynarodowych transferów danych osobowych, w szczególności obejmujących państwa, które znajdują się poza EOG, Współadministratorzy zobowiązani są do zastosowania dodatkowych, zgodnych z RODO mechanizmów zabezpieczeń oraz ustalenia zasad informowania osób fizycznych o takich transferach i zakresów swojej odpowiedzialności;
Każdy ze Współadministratorów jest podmiotem odpowiedzialnym za zgodne z RODO przetwarzanie danych osobowych, w tym w szczególności za realizację praw osób, których dane dotyczą;
Osoby, których dane dotyczą, mogą wystąpić z żądaniem realizacji przysługujących im na gruncie RODO praw do każdego ze Współadministratorów, według ich uznania i wyboru, w szczególności zgłaszając je przez punkt kontaktowy wskazany w niniejszym rozdziale;
Każdy ze Współadministratorów zobowiązany jest prowadzić rejestr żądań, który przechowywany jest w sposób zapewniający integralność i poufność zawartych w nim danych;
Osobom, których dane dotyczą, przysługuje prawo do wniesienia skargi związanej z przetwarzaniem do dowolnie wybranego przez siebie organu nadzoru, właściwego terytorialnie dla któregokolwiek ze Współadministratorów, w tym w szczególności do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych;
Współadministratorzy ściśle współpracują ze sobą w związku z realizacją żądań osób, których dane dotyczą;
W przypadku, gdy dojdzie do naruszenia ochrony danych osobowych objętych współadministrowaniem, każdy ze Współadministratorów ma obowiązek poinformować pozostałych Współadministratorów o podejrzeniu wystąpienia naruszenia niezwłocznie, nie później jednak, niż w ciągu 24 godzin od jego zidentyfikowania;
Współadministratorzy mają obowiązek uczestniczyć w czynnościach wyjaśniających dotyczących zidentyfikowanego naruszenia. Współadministrator, który zidentyfikował naruszenie jest zobowiązany do przeprowadzenia wstępnej analizy ryzyka naruszenia dla praw i wolności osób fizycznych dotkniętych naruszeniem i zakomunikowania jej wyników pozostałym Współadministratorom;
Współadministratorzy – w oparciu o wyniki przeprowadzonej analizy ryzyka, wspólnie podejmują decyzje dotyczące poinformowania o naruszeniu właściwego organu nadzoru oraz podmiotów danych oraz wskazują Współadministratora lub Współadministratorów odpowiedzialnych za realizację ww. obowiązków informacyjnych

VI. Przetwarzanie danych osobowych przez polskie spółki z Grupy Raben w związku z prowadzeniem serwisu internetowego i serwisów społecznościowych

1. Wprowadzenie

Celem wywiązania się z nałożonych na nas obowiązków informacyjnych, poniżej przedstawiamy kluczowe kwestie związane z przetwarzaniem przez nas danych osobowych użytkowników serwisu internetowego https://polska.raben-group.com/ (dalej: „Serwis”) i serwisów społecznościowych.

Informacje o przetwarzaniu danych osobowych za pośrednictwem stron internetowych przez spółki z Grupy Raben posiadające siedzibę w kraju innym, niż Polska, znajdują się w odrębnych zakładkach strony internetowej, dedykowanych dla każdego z państw.

‍Osoby fizyczne odwiedzające Serwis lub serwisy społecznościowe, lub komunikujące się w sprawach usług za pośrednictwem tych kanałów, mają kontrolę nad danymi osobowymi, które nam przekazują, przy czym zapewniamy, że zbieranie i wykorzystywanie informacji o użytkownikach ograniczamy do niezbędnego minimum, niezbędnego do świadczenia na ich rzecz usług na oczekiwanym poziomie.

W naszych serwisach korzystamy z technologii umożliwiających automatyczne zbieranie i analizowanie, wyłącznie anonimowych, informacji dotyczących aktywności użytkowników na stronach www. Więcej TUTAJ.

W ograniczonym zakresie możemy zbierać dane osobowe automatycznie za pośrednictwem plików cookies i innych technologii znajdujących się na naszych stronach internetowych. Szczegółowe informacje dotyczące gromadzenia i wykorzystania plików cookie dostępne są w naszej polityce plików cookie, która znajduje się TUTAJ.

Nasz Serwis oferuje różne możliwości nawiązania kontaktu z nami. Oprócz formularzy kontaktowych stosujemy również formularze aplikacyjne, służące do nawiązania pracy i współpracy, a także formularze zgłoszeniowe. W ramach korzystania ze wspomnianych wyżej formularzy zwykle konieczne jest, aby przekazane zostały dane osobowe. Dane te są przetwarzane w celach i zgodnie z podstawą prawną przywołaną w komunikatach towarzyszących tym formularzom.

2. Współadministrowanie danymi przez spółki z Grupy Raben w związku z prowadzeniem Serwisu i serwisów społecznościowych

Polskie spółki z Grupy Raben współadministrują danymi osobowymi przetwarzanymi za pośrednictwem Serwisu oraz serwisów społecznościowych razem ze wskazanymi w treści pkt. V.2. spółkami z Grupy Raben w następujących celach:

związanych z obsługą formularzy kontaktowych służących do sprzedaży usług oraz obsługi klienta,
zarządzania wyrażonymi zgodami w ramach naszego Centrum Subskrypcji – narzędzia służącego do obsługi zgód udzielanych przez osoby fizyczne,
personalizowania komunikacji i profilowania ofert na podstawie zagregowanych w ramach procesów obsługi klienta, sprzedaży oraz marketingu informacji w powiązaniu z właściwymi danymi z plików cookies i innych technologii,
realizacji usługi newsletter,
dostarczenia klientom i uczestnikom transportu informacji o aktualnym statusie przesyłki w ramach usługi Track&Trace,
prowadzenia serwisów społecznościowych, w tym organizacji konkursów za ich pośrednictwem.

W pozostałym zakresie każda z polskich spółek z Grupy Raben jest niezależnym administratorem danych osobowych przetwarzanych za pośrednictwem Serwisu.

Niezależnie od powyższego:

spółki Grupy Raben i Facebook są współadministratorami danych użytkowników, którzy polubili fanpage spółek z Grupy Raben. Facebook jako właściciel marki Instagram, współadministruje także danymi osób, które obserwują fanpage spółek z Grupy Raben na Instagramie;
spółki Grupy Raben oraz YouTube to współadministratorzy danych użytkowników, którzy polubili kanał spółek z Grupy Raben;
spółki Grupy Raben wraz z LinkedIn to współadministratorzy danych użytkowników.

3. Inspektor Ochrony Danych

We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych za pośrednictwem Serwisu i serwisów społecznościowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych możesz kontaktować się z naszym Inspektorem Ochrony Danych za pośrednictwem następujących kanałów komunikacji:

pocztą tradycyjną na adres: 62-023 Robakowo k. Poznania, ul. Zbożowa 1, z dopiskiem „ochrona danych osobowych”;
pocztą elektroniczną na adres: gdpr@raben-group.com .

4. Odbiorcy danych i transfer danych do państw trzecich

Twoje dane udostępniane są dostawcom usług, z których korzystamy (np. obsługa strony internetowej, obsługa serwisów społecznościowych, systemów informatycznych, wysyłka newslettera).

Twoje dane osobowe mogą zostać przekazane podmiotom przetwarzającym dane osobowe mającym siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG).

Kraje spoza EOG mogą nie oferować takiego samego poziomu ochrony danych osobowych, jak kraje EOG. Zanim Twoje dane osobowe zostaną przekazane poza EOG, Grupa Raben dołoży wszelkich starań, aby takie przekazanie nie doprowadziło do obniżenia poziomu Twojej ochrony, zagwarantowanego na podstawie przepisów obowiązujących w krajach należących do EOG. W przypadku transferu Twoich danych osobowych poza EOG, ich przekazywanie odbywać się będzie na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony dla danych lub standardowych klauzul umownych w zakresie ochrony danych przyjętych przez Komisję Europejską. Możesz także poprosić o dodatkowe informacje w zakresie przekazywania danych poza EOG kontaktując się z nami na zasadach opisanych w pkt. 3.

5. Twoje prawa i profilowanie

Wspólne administrowanie danymi osobowymi w oparciu o art. 26 ust. 1 RODO nie ma wpływu na realizację uprawnień przysługujących Tobie na podstawie RODO. Zgodnie z ustaleniami między Współadministratorami każdy ze Współadministratorów jest podmiotem odpowiedzialnym za zgodne z RODO przetwarzanie danych osobowych.

Przysługuje Tobie prawo do żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych. Jeżeli dane przetwarzane są na podstawie zgody, wówczas masz prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie ww. zgody przed jej wycofaniem.

Spółki będą weryfikować Twoje prośby, żądania lub sprzeciwy zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych. W odpowiedzi na Twoje żądanie Spółki mogą poprosić o zweryfikowanie Twojej tożsamości, podanie informacji, które pomogą Spółkom lepiej zrozumieć żądanie. Spółki dołożą wszelkich starań, aby wyjaśnić Tobie swoją decyzję, jeśli Twoje żądania nie zostaną spełnione.

Jednocześnie informujemy, że przysługuje Tobie prawo wniesienia skargi do organu nadzoru właściwego dla Spółki Grupy Raben prowadzącej Serwis i komunikację z Tobą. Dla polskich spółek Grupy Raben właściwym w tym zakresie jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) z siedzibą w Warszawie, ul. Stawki 2.

Twoje dane osobowe mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania), ale w takim przypadku nie będzie to wywoływać wobec Ciebie żadnych skutków prawnych lub w podobnym zakresie istotnie wpływać na Twoją sytuację. Profilowanie danych osobowych polega w tym przypadku na przetwarzaniu Twoich danych (również w sposób zautomatyzowany) do oceny niektórych informacji na Twój temat, w tym danych zagregowanych w ramach customer service, analiz ruchu na stronie, statystyk, prognozy zainteresowań oraz osobistych preferencji dla potrzeb marketingu naszych usług.

Masz prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją – wobec profilowania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO. W takim wypadku nie możemy już przetwarzać tych danych osobowych, chyba że wykażemy istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec Twoich interesów, praw i wolności lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

6. Przetwarzanie danych osobowych osób odwiedzających stronę internetową https://polska.raben-group.com/

6.1. Cel przetwarzania danych

Aktywność użytkowników Serwisu, w tym ich dane osobowe, są rejestrowane z wykorzystaniem plików cookies i innych technologii, a ich przetwarzanie odbywa się w celu personalizowania i profilowania komunikacji marketingowej. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w naszej polityce cookies TUTAJ

6.2 Podstawa prawna przetwarzania danych

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych za pośrednictwem Serwisu jest prawnie uzasadniony interes każdego z administratorów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na konieczności zagwarantowania użytkownikom Serwisu dostępu do publikowanych w nim treści i komunikacji kanałami dostępnymi za jego pośrednictwem oraz na prowadzeniu statystyk w celu doskonalenia funkcjonalności Serwisu.

6.3. Czas przetwarzania danych

W przypadku przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu, dane przetwarzane są przez okres umożliwiający realizację tego interesu lub do czasu zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych. W przypadku instalowanych cookies ich czas przetwarzania wynika z okresu ustalonego dla poszczególnych plików cookies lub do czasu wycofania zgody.

6.4. Obowiązek podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, aczkolwiek koniecznie do niezakłóconego i w pełni poprawnego korzystania z funkcjonalności Serwisu.

7. Przetwarzanie danych osobowych osób odwiedzających serwisy społecznościowe prowadzone przez polskie Spółki Grupy Raben

7.1. Cel przetwarzania danych

Polskie spółki Grupy Raben przetwarzają dane osobowe użytkowników odwiedzających profile Grupy Raben powiązane z Serwisem, prowadzone w mediach społecznościowych (Facebook, Instagram, Yotube, LinkedIn). Dane udostępnione bezpośrednio w mediach społecznościowych są przetwarzane w związku z prowadzeniem profilu, w tym w celu informowania użytkowników o aktywności Grupy Raben i promowania różnego rodzaju, usług oraz produktów

W Serwisie, za Twoją zgodą, korzystamy z plików cookies i innych technologii do profilowania treści kierowanych do Ciebie za pośrednictwem mediów społecznościowych.

7.2. Podstawa prawna przetwarzania

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych przez polskie spółki Grupy Raben w powyższych celach jest prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na agregowaniu informacji i profilowaniu na tej podstawie promowaniu komunikatów promujących własne produkty i usługi wobec klientów jak i innych osób, które komunikują się przez formularze w Serwisie dedykowane customer services w związku ze zgodą wyrażoną na śledzenie plików cookies zgodnie z polityką cookies, którą znajdziesz TUTAJ.

7.3. Czas przetwarzania danych

Dane użytkowników serwisów społecznościowych przetwarzane są przez okres istnienia prawnie uzasadnionego interesu polskich spółek Grupy Raben, przez okres, kiedy użytkownik śledzi profile Grupy Raben, a w przypadku komunikacji za pośrednictwem serwisów społecznościowych, przez czas niezbędny do zamknięcia konwersacji.

7.4. Obowiązek podania danych

Wszystkie Twoje dane uzyskujemy za pośrednictwem właścicieli serwisów społecznościowych, z Twojego publicznego profilu lub wpisów na fanpage’u , a jeśli wyraziłeś na to zgodę, również z rejestracji Twojej aktywności w Serwisie. Podanie danych jest dobrowolne, aczkolwiek w przypadku komunikacji poprzez portale społecznościowe niezbędne do obsługi spraw i utrzymania relacji realizowanej w danej komunikacji.

8. Przetwarzanie danych osobowych osób kontaktujących się za pośrednictwem dostępnych w ramach Serwisu formularzy kontaktowych

W ramach korzystania z formularzy zwykle konieczne jest, aby przekazane zostały dane osobowe. Poniżej przedstawiamy ogólne informacje dotyczące celów i podstaw prawnych przetwarzania danych za pośrednictwem dostępnych w Serwisie formularzy. Dodatkowo przy każdym formularzu znajduje się informacja wskazująca na cel i podstawę prawną przetwarzania danych osobowych przez konkretny formularz.

8.1. Cel przetwarzania danych

W przypadku kierowania zapytań za pośrednictwem dostępnych w Serwisie formularzy, dane osobowe zawarte w korespondencji są przetwarzane w celu:

podjęcia kontaktu i udzielenia odpowiedzi na złożone zapytanie;
ustalenia lub dochodzenia roszczeń cywilnoprawnych w ramach prowadzonej działalności, a także obrony przed takimi roszczeniami;
personalizowania komunikacji i profilowania ofert na podstawie zagregowanych w ramach customer service informacji w powiązaniu z właściwymi plikami cookies;
podjęcia innych działań, realizowanych na podstawie Twojej zgody takich, jak przeprowadzenie badania – np. opinii, satysfakcji, przesyłanie newslettera lub przekazywanie informacji o oferowanych usługach, nowych możliwościach ofertowych i promocyjnych, na wybrany przez Ciebie kanał komunikacji.

8.2. Podstawa prawna przetwarzania danych

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w powyższych celach jest prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na prowadzeniu skutecznej komunikacji z osobami kierującymi zapytania za pośrednictwem strony internetowej, zabezpieczaniu i dochodzeniu roszczeń oraz na dostarczaniu dopasowanych informacji o ofertach i usługach lub zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)

8.3. Czas przetwarzania danych

Twoje dane osobowe będą przetwarzane do czasu:

w odniesieniu do przetwarzania Twoich danych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO – do czasu wniesienia sprzeciwu, jeżeli po rozpatrzeniu przez administratora zostanie on uznany za skuteczny lub odpowiednio do momentu przedawnienia roszczeń;
w odniesieniu do przetwarzania Twoich danych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO - do momentu wycofania zgody

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

8.4. Obowiązek podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne w celu nawiązania kontaktu i udzielenia odpowiedzi na Twoje zapytanie, prośby lub żądania i/lub prowadzenia komunikacji realizowanej na podstawie udzielonych zgód.

VII. Szczegółowe klauzule informacyjne dotyczące przetwarzania danych osobowych przez Spółki z Grupy Raben poza stroną internetową oraz fanpage’ami w portalach społecznościowych. ‍

Strony internetowe oraz fanpage w portalach społecznościowych nie stanowią jedynych kanałów, za pośrednictwem których Grupa Raben przetwarza dane osobowe.

Celem wywiązania się z nałożonych na nas obowiązków informacyjnych, poniżej przedstawiamy kluczowe kwestie związane z prowadzonym poza stroną internetową i fanpage na portalach społecznościowych przetwarzaniem przez nas danych osobowych uczestników przewozu, kierowców, przewoźników, dostawców, klientów, tzw. „osób kontaktowych”, użytkowników usługi newsletter, gości naszych obiektów, reprezentantów osób prawnych oraz przedstawicieli mediów.