5 zasad wzorowej dostawy

Czarnym Piątek, święta Bożego Narodzenia oraz Wielkanoc. To trzy okresy w roku, kiedy operatorzy logistyczni prowadzą więcej operacji niż zazwyczaj, a ilość zamówień wzrasta dwu- lub nawet trzykrotnie. E-przedsiębiorcy starają się przygotować do takich pików sezonowych, ale bardzo pomaga jeśli mogą liczyć na wsparcie swoich klientów. Naturalnie, nie chodzi tutaj o dosłowną pomoc w dostawach, ale o odpowiednią komunikację z operatorem. Co można zrobić, aby uniknąć frustracji, reklamacji i rozczarowań? Oto pięć prostych wskazówek wzorowej współpracy:

1. Prezentacja oczekiwań

Przed wyborem dostawcy oraz podpisaniem umowy, konieczne jest zakomunikowanie swoich potrzeb oraz oczekiwań dotyczących usług. Zamawiający nie musimy znać się na każdym elemencie łańcucha dostaw, ale powinien przekazać operatorowi logistycznemu historyczne dane, dotyczące dostaw, jako podstawę do oszacowania przyszłej sprzedaży. Dzięki temu wybrany partner, będzie świadomy sezonowych wzrostów i spadków oraz specyfiki towarów i odbiorców. Brzmi bardzo oczywiście, jednak nie każdy pamięta o przekazaniu takich informacji przed rozpoczęciem współpracy.

2. Stała komunikacja

Jeśli zawieramy transakcję w ramach ramowej umowy o współpracę, oczekujemy że będzie przebiegała ona bez naszej ingerencji. Ale tak może być jedynie w przypadku jeśli jednoznacznie zakomunikujemy nasze oczekiwania przy podpisywaniu umowy, a jeśli coś odbiega od normy, operator logistyczny zostanie o tym na czas poinformowany. Przykładowo, jeśli mamy więcej zamówień w okresie świątecznym niż się spodziewaliśmy, musimy powiadomić o tym operatora odpowiednio wcześniej. „Wzrost ilości palet rzędu 30% na dzień może być do przyjęcia dla dobrze zorganizowanej firmy logistycznej ze zrównoważonym portfolio klientów.” - wyjasnia Peter Erdei, Menadżer Krajowej Sieci Transportowej w spółce Raben Trans European Hungary Kft. - „Natomiast wzrost o 100-120% może oznaczać zakłócenia operacyjne.”  Dlatego właśnie stała komunikacja między stronami gwarantuje udaną współpracę.

3. Nie chodzi tylko o liczby

Ważna jest nie tylko ilość palet, ale też ich kubatura i waga. Przeciążanie osi naczep nigdy nie było zalecane, jednak począwszy od roku 2018, wprowadzenie dodatkowych punktów pomiaru wagi pojazdów oznacza kary finansowe, w przypadku takich przekroczeń. Nie warto zatem narażać operatora logistycznego na takie ryzyko. Zwłaszcza w przypadku transportu drobnicowego, powinno się unikać umieszczania towarów większej wagi na paletach niż było to zaplanowane. Bezpieczeństwo na drodze jest zdecydowanie ważniejsze niż unikanie kar, więc kategorycznie należy przestrzegać ograniczeń wagowych.

4. Informacja na czas

Jak zaoszczędzić sobie i swojemu partnerowi logistycznemu nerwów i telefonów z zapytaniem o przesyłkę? Wystarczy, że na czas poinformujemy swoich klientów, że standardowy czas realizacji zamówienia wydłużył się w związku z większym wolumenem np. przed świętami. Oczywiście nie jest to najlepszą reklamą jeśli na stronie internetowej umieścimy informację, że dostawa zajmie siedem dni zamiast dwóch, jednak na dłuższą metę jest to bardziej opłacalne, bo dzięki temu budujemy długoterminowe zaufanie. Trzeba to przedyskutować z operatorem logistycznym i poprosić o szczere podejście do tematu.

5. Za co odpowiedzialny jest operator logistyczny?

Zadaniem operatora jest zredukowanie efektu sezonowości do minimum. Wiele branż ma okresy szczytowe pod koniec roku, ale jest też wiele firm, dla których ten okres przypada na wiosnę lub lato. Tak duża firma logistyczna jak Grupa Raben jest w stanie bez problemu dostosowywać operacje do pików sezonowych poszczególnych branż, jest to możliwe dzięki wsparciu ze strony klientów oraz odpowiednio zbilansowanemu portfolio. 

Współautorem artykułu jest  HVG BrandLab.