Po drodze z terminowością

Punktualność jest grzecznością królów, ale ponoć także duszą interesu. Jej brak u człowieka może wywołać zniecierpliwienie lub niepokój, jednak w biznesie konsekwencje bywają znacznie poważniejsze. Opóźnienia, przestoje, utrata reputacji, a często również straty finansowe i rozwiązanie kontraktów.

Wiele firm logistycznych boryka się z tego typu problemami. Podobna sytuacja spotkała Grupę Raben wiosną 2017 roku podczas współpracy z firmą Pantos Logistics – spółką należącą do LG Electronics i zajmującą się logistyką towarów wiodącego producenta elektroniki. W pierwszym kwartale wspomnianego roku poziom terminowości dostaw OTD (ang. On Time Delivery) był zadowalający, jednak już w kolejnych miesiącach spadł poniżej oczekiwanego przez klienta poziomu. Wpływ na to miała trudna sytuacja rynkowa, w tym niedobór zasobów i braki kierowców.

Nic o nas bez nas

Aby zwiększyć terminowość i dodatkowo podnieść jakość usług, jesienią 2017 roku opracowano kompleksowe działania naprawcze. W styczniu 2018 r. uruchomiono autonomiczną sieć Raben na terenie Niemiec, przygotowywaną i zapowiedzianą w poprzednim kwartale. W proces poprawy jakości usług został włączony klient, co pozwoliło wypracować najbardziej korzystne i najlepiej dopasowane do jego potrzeb rozwiązania – w myśl zasady „Nic o nas bez nas”.

Podczas cyklu warsztatów LEAN, w których brali udział przedstawiciele firmy Pantos i Zespołu Doskonalenia Biznesu Raben, między innymi omówiono i spisano cały proces transportowy, ustalono  krótką ścieżkę eskalacji dla wyeliminowania zbędnej komunikacji oraz wykorzystanie wspólnego systemu archiwizacji dokumentacji na dysku FTP (dokumenty, raporty). W kolejnym miesiącu wdrożono wypracowaną zmianę sposobu komunikacji między polskimi i niemieckimi oddziałami Grupy Raben, która wykorzystywała pełne raportowanie oparte o statusy. Dzięki temu, klientowi zapewniono proaktywną informację na temat bieżącego statusu przesyłek, a zaoszczędzony czas można było przeznaczyć na podniesienie wartości dodanej procesu dostawy.

Informacja to podstawa

Na efekty wspólnych wysiłków nie trzeba było długo czekać: w styczniu odnotowano poprawę terminowość dostaw o 8 punktów procentowych, a w lipcu rekordowy wynik – poprawa OTD o 10 pp. Równie imponująco wyglądała kwestia wolumenu – w maju 2018 r., czyli w miesiącu poprzedzającym start Mistrzostw Świata w Piłce Nożnej, wzrósł on o niemal 15% w porównaniu do analogicznego okresu w roku poprzednim. W międzyczasie, Raben mógł cieszyć się z przedłużenia jednego z kluczowych kontraktów na rynku niemieckim.

Współpracę z firmą Pantos w 2018 roku – pierwsze 12 miesięcy funkcjonowania według nowych zasad i z usprawnioną komunikacją – Grupa Raben zamknęła wynikami wzrostowymi, zarówno w zakresie terminowości, jak i zwiększenia wolumenu i liczby zleceń. Powody do zadowolenia daje nie tylko realizacja założonych celów, ale także słowa uznania ze strony klienta, który docenił sposób zarządzenia sytuacją i partnerskie relacje łączące obie firmy oraz wyraził nadzieję na dalszy rozwój i współpracę, o czym mogą świadczyć także rekordowe wolumeny.

Zwieńczeniem tego sukcesu, a jednocześnie docenieniem polityki rzetelnego i przejrzystego informowania klienta o statusie jego dostawy, jest wprowadzenie przez Grupę Raben 2 stycznia 2019 r.  nowej funkcjonalności opartej o parametr ETA, (ang. Estimated Time of Arrival), to zaawansowane narzędzie pozwalające określić planowany czas dostawy przesyłki na podstawie danych GPS i zarejestrowanych informacji o realizacji poszczególnych przesyłek załadowanych na samochód dostarczający towar. Jego główne zalety to większa niż zwykle dostępność informacji o czasie dostarczenia przesyłki, transparentność całego procesu i wygodne planowanie. Nowa funkcjonalność z pewnością przyczyni się do dalszej poprawy jakości świadczonych usług, a co za tym idzie – zwiększenia zadowolenia ze współpracy i jeszcze lepszych relacji z klientami.