Grupa Raben inwestuje w Robotic Process Automation

Nie plotkują nad ekspresem do kawy, nie wychodzą wspólnie na papierosa, nigdy się nie spotkają,  jednak tworzą zgrany zespół. Potrafią pracować 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, mimo to ich zaangażowanie i motywacja nigdy nie słabną. Mowa oczywiście o robotach. Grupa Raben „zatrudnia” ich już 18, ale to dopiero początek. Zastosowanie Robotic Process Automation niesie ze sobą tak wiele korzyści, że firma ma w tej dziedzinie znacznie bardziej ambitne i dalekosiężne plany.

Robotic Process Automation (RPA) w logistyce to już właściwie konieczność, biorąc pod uwagę charakter wielu zadań i procesów w tej branży w połączeniu z deficytem pracowników. Jeśli jednak na hasło „robot w logistyce” ktoś wyobraża sobie wyłącznie humanoidalne maszyny pracujące w magazynie, które bez trudu zdejmują palety z najwyższych półek, może być nieco rozczarowany. Owszem, wraz z rozwojem robotyzacji i automatyzacji w logistyce w Grupie Raben wdrażane są rozmaite rozwiązania zwiększające efektywność procesów magazynowania i transportu, m.in. urządzenia mierzące przesyłki, autonomiczne lub półautomatyczne wózki widłowe, ramiona „cobotyczne”, sensory Internet of Things (IoT) czy automatyczne sortery. Niemniej od 2 lat Grupa równie mocno stawia na robotyzację procesów i skupia się na RPA tzw. botach programowych, naśladujących działania użytkowników w systemach IT. Obecnie brygada liczy 18 jednostek, które realizują ponad 60 procesów. To roboty unattended, czyli sterowane centralnie, niewymagające interakcji z użytkownikami i faktycznie wcielające się w ich role. Jest w nich w pewnym sensie pierwiastek ludzki: mają wirtualne środowiska pracy, tak jakby dysponowały własnymi komputerami, przypisano im tożsamości, konta, hasła. Co za tym idzie, jako członkowie międzynarodowej rodziny Raben otrzymały imiona charakterystyczne dla regionu, w którym pracują. I tak Jürgen aktualizuje dane w sieci niemieckiej, Bolek opracowuje trasy wahadłowe, a Robertas zajmuje się zamykaniem tras.

Roboty unattended to zaawansowana technologia, praktycznie samodzielne byty działające w systemach IT. Oczywiście wymagają zaplanowania zadań i nadzoru, ale poza tym pracują także wtedy, gdy fizyczny użytkownik wychodzi już do domu. 18 licencji robotycznych, które możemy wykorzystywać 24 godziny na dobę i 7 dni w tygodniu, w praktyce oznacza co najmniej 50 etatów. Ponadto robot RPA jest w stanie wykonać pracę kilkukrotnie szybciej niż użytkownik, to ogromne udogodnienie, szczególnie przy obecnych problemach z dostępnością pracowników w logistyce. Jeśli dodatkowo weźmiemy pod uwagę elastyczność, wydajność, niezawodność i atrakcyjny koszt RPA, to nie ulega wątpliwości, że automatyzacja będzie przyszłością naszej branży.

Rozwijanie techniki RPA w strukturach operatora logistycznego to zasługa tej właśnie jednostki. Z Genius Lab, działu Grupy Raben zajmującego się szeroko pojętymi innowacjami i logistyką jutra, we wrześniu 2021 roku została wydzielona specjalna komórka, jednak firma już wcześniej interesowała się zagadnieniami RPA. W 2019 roku w ramach działań poznawczych i badawczo-rozwojowych budowano pierwsze procesy robotyczne, równolegle badając funkcje i możliwości kilku dostępnych na rynku platform RPA, a po wybraniu jednego dostawcy rozwiązania rozpoczęły się wdrożenia procesów. Obecnie czteroosobowy zespół działa jak typowy Center of Excellence: to tutaj są zgłaszane pomysły usprawnień i automatyzacji procesów, wspólnie z ich autorami przeprowadza się analizę wykonalności i opłacalności przedsięwzięcia, a gdy ocena wypada pozytywnie, następuje faza implementacji i konfiguracji procesu, najpierw w wersji testowej, a następnie produkcyjnie. Na co dzień eksperci analizują potencjał RPA z perspektywy logistyki, projektują procesy robotyczne, planują i kontrolują pracę botów.

W 2020 r. na potrzeby RPA zespół zbudował własną platformę zarządzania procesami o nazwie myRobot, która współpracuje z botami na wielu płaszczyznach. Umożliwia kontrolę ich pracy bezpośrednio przez użytkowników i uruchamianie pewnej grupy procesów robotycznych na żądanie, w oparciu o dane wejściowe importowane na platformę. Ponadto z większością procesów robotycznych zostały skorelowane pulpity analityczne, które dostarczają wartościowej informacji zwrotnej, m.in. kiedy przypadają peaki godzinowe, ile tras zostało zamkniętych, a ile dopiero czeka na przetworzenie; ile zadań i z jakim skutkiem wykonał robot w danym okresie (poziom bezbłędności robotycznej); ile czasu zaoszczędzono; w jakim stopniu zostały wykorzystane poszczególne licencje. To z kolei przyczynia się do optymalizacji RPA i pomaga maksymalnie zagospodarować licencje przez całą dobę.

18 wspomnianych jednostek robotycznych jest „zatrudnionych” w większości obszarów aktywności firmy. Wspierają m.in. operacje planowania, załadunku i rozładunku, ponadto rozliczenia, ofertowanie czy wystawianie faktur. Zamykają trasy, zmieniają statusy, przygotowują kalkulacje długości tras. Zastosowanie RPA w logistyce to stosunkowo świeży trend, jednak doskonale odpowiada na niezmienne od lat oczekiwania biznesowe i priorytety operatorów, czyli zachowanie rentowności, zaangażowania czy ograniczenie ryzyk. Obecnie można tak zaplanować pracę, że jeśli wszystko przebiega bez zakłóceń, robot sam przechodzi przez cały proces obsługi zlecenia: nadaje statusy, potwierdza, że wszystko jest w porządku na trasie, wysyła sygnał na urządzenia mobilne, do kierowcy, a po zebraniu informacji o ETA także do klientów itd. Dzięki takiemu wykorzystaniu RPA w procesach logistycznych decyzja człowieka jest wymagana tylko w sytuacjach krytycznych (np. opóźnienie, wypadek, kradzież), które zdarzają się naprawdę rzadko.

Automatyka w procesach biurowych umożliwia firmie szybszy rozwój, zwiększenie liczby obsługiwanych operacji przy niezmiennym poziomie zatrudnienia. To prosty i efektywny kosztowo sposób na optymalizację aktualnie realizowanych procesów, ale też stworzenie rezerwy „mocy przerobowych” na przyszłość, na wypadek zwiększenia skali działalności.

RPA doskonale sprawdza się także jako narzędzie do testowania obciążenia systemów. Zamiast zlecać użytkownikom przeprowadzanie rozmaitych testów: regresji, zmian, obciążeniowych, można oddelegować do tej pracy roboty, które np. przez godzinę zrealizują maksymalną liczbę przesyłek, co pozwoli ocenić wydajność systemu. To jeszcze jeden dowód na wszechstronne zastosowanie robotów w logistyce, a dla Grupy Raben kolejny argument za tym, by inwestować w ten obszar. Firma planuje co najmniej podwoić liczbę licencji robotycznych w ciągu dwóch lat, a jej infrastruktura informatyczna jest na to gotowa już dzisiaj.

Roboty są w stanie wypełnić kilkadziesiąt etatów w Grupie Raben, co jest nie do przecenienia w sytuacji niedoborów kadrowych. Ich funkcjonowanie należy rozpatrywać nie tylko w ujęciu ilościowym, ale także jakościowym: pracę ludzką wykonują średnio czterokrotnie szybciej, bezbłędnie, zgodnie z algorytmem i bez konieczności zmian w systemach IT. To oczywiście przekłada się na bardzo konkretne, wymierne oszczędności dla firmy. Na przykład realizacja za pomocą RPA procesu związanego z platformą Lean w spółce Fresh Logistics wygenerowała oszczędności na poziomie 60 godzin – tyle na te czynności musiałby poświęcić pracownik. Przy użyciu jednostek robotycznych od października 2019 r. do początku 2022 r. zamknięto już 3,5 mln tras, dzięki czemu został uwolniony czas ponad 25 etatów.

Roboty pozwalają lepiej spożytkować potencjał pracowników, gdyż są w stanie przejąć od nich żmudne, powtarzalne czynności, będące przyczyną znużenia pracą i wypalenia zawodowego. Na etapie pierwszych robotów wśród użytkowników widoczny był pewien sceptycyzm i nieufność do technologii. Dziś doceniają je, przyznając, że stanowią wielką pomoc i uwalniają ich od nudnych obowiązków. Zaoszczędzony czas mogą poświęcić na bardziej kreatywną pracę, przynoszącą więcej satysfakcji. Tu należy zaznaczyć, że czynnik ludzki w firmie nadal w pewnych aspektach jest nie do zastąpienia i chyba szybko się to nie zmieni. Dotyczy to wspomnianych już sytuacji o charakterze krytycznym czy nawet kryzysowym oraz wszelkich zdarzeń niestandardowych. W takich okolicznościach zawsze będzie potrzebny człowiek ze swoimi kompetencjami i zdolnością podejmowania decyzji, aczkolwiek Raben wyposaża swoich pracowników w dodatkowe narzędzia, które wspomagają takie procesy.

Na koniec warto zaznaczyć, że opisany sposób zastosowania RPA stanowi tylko środek do celu, jest elementem większego przedsięwzięcia w strukturach Grupy Raben, jakim jest dążenie do hiperautomatyzacji. Pod tym hasłem kryje się wyższy poziom funkcjonowania robotów, oparty na szerszym wykorzystaniu sztucznej inteligencji, technik uczenia maszynowego, zaangażowania oprócz RPA również innych platform i systemów oraz integracji większej liczby komponentów, np. informacji pochodzących z różnych źródeł: robotów, sensorów Internet of Things, kamer przemysłowych CCTV czy systemów GPS. Hiperautomatyzacja to przyszłość, która pozwoli stworzyć nowy – w ogromnym stopniu zautomatyzowany – sposób pracy w aplikacjach i systemach IT nie tylko w sektorze logistycznym.