Automatyczne awizowanie dostaw w Jeronimo Martins Polska

Jednym z głównych punktów strategii Fresh Logistics Polska (FLP) jest nawiązywanie współpracy biznesowej z największymi odbiorcami towarów naszych klientów. Wspólny projekt awizowania dostaw realizowanych przez FLP do Jeronimo Martins Polska (JMP) to doskonały przykład tej kooperacji.

W samym ubiegłym roku FLP dostarczyło blisko 850 000 palet od ponad 70 klientów oraz dostawców do 16 Centrów Dystrybucyjnych JMP. Nawiązanie współpracy operacyjnej z tak dużym przedsiębiorstwem to spore przedsięwzięcie, które – przez wzgląd na swój rozmach – podzielone zostało na kilka etapów.

Fresh Logistics Polska, na bazie współpracy z Jeronimo Martins Polska, jako pierwszy operator logistyczny w Polsce uruchomił automatyczny proces awizowania dostaw w formie komunikatu EDI (elektroniczna wymiana danych). Pozwoliło to na zniwelowanie różnic między awizacją a stanem faktycznym podczas rozładunku towaru, ułatwienie pracy dyspozytorom i przyspieszenie procesu dostawy. Operatorzy logistyczni tacy jak Fresh Logistics Polska  wskazują na wzrost poprawności awizacji oscylujący na poziomie 99,4%.

Odbiorca i operator logistyczny

Zanim współpraca ruszy pełną parą, odbiorca i operator logistyczny muszą dobrze poznać nie tylko swoje cele i potrzeby, ale także specyfikę działania. Tylko w ten sposób stworzyć można solidną bazę dla dalszej kooperacji. W tym celu średnio raz na kwartał w Centrach Dystrybucyjnych JMP odbywają się specjalne spotkania operacyjne przedstawicieli Fresh Logistics Polska i Jeronimo Martins Polska. Przy wspólnym stole ustala się wtedy optymalny model współpracy – taki, który będzie w stanie przynieść obopólne korzyści. W 2014 roku podczas podobnego spotkania ustalono, że coroczny wzrost liczby klientów JMP wymaga rygorystycznego trzymania się terminowości realizacji dostaw. Jest to szczególnie ważne w logistyce produktów świeżych i ultra świeżych.

Ostatnim etapem było potwierdzenie przez JMP godzin awizacji i czasu rejestracji na bramie wjazdowej oraz podzielenie rejestracji na poszczególne godziny awizacji. Odbyło się to podczas spotkania operacyjnego z przedstawicielami pionów IT obu partnerów biznesowych.

Potrzeba matką wynalazku

Celem Jeronimo Martins Polska było uzyskanie wiarygodnej informacji dotyczącej konkretnej dostawy, ilości towaru oraz godzin jego dostarczenia jeszcze przed samą dostawą do danego centrum dystrybucyjnego. Firma chciała również ograniczyć proces ręcznego wprowadzania danych (tj. każdego numeru zamówienia) do systemu przyjęć na bramie wjazdowej. Z kolei dla Fresh Logistics Polska niezwykle istotny był szybki i przewidywalny czas rozładunku. W ten sposób można bowiem umożliwić efektywne zarządzanie taborem oraz uprościć pracę dyspozytora. Potrzeby obu firm doprowadziły do stworzenia projektu automatycznej awizacji dostaw.

Szybciej, łatwiej i bardziej wiarygodnie

W połowie 2015 roku firma Fresh Logistics Polska uruchomiła automatyczne awizowanie dostaw za pomocą wiadomości e-mail. Operacja ta polegała na tym, że po zaplanowaniu trasy przez dyspozytora, automatycznie wysyłana była wiadomość e-mail do odpowiednich centrów Jeronimo Martins Polska. Dzięki temu, dyspozytor po zaplanowaniu trasy nie musiał już generować danych w pliku Excel i ręcznie wysyłać e-maili.

Kolejna faza projektu przypadła na drugie półrocze 2016 roku. Wtedy to, uruchomione zostało łącze EDI (Electronic Data Interchange – Elektroniczna Wymiana Danych), a na karcie doręczeń FLP pojawił się specjalny kod kreskowy. Do automatycznej awizacji e-mailowej dołączyła wówczas awizacja w formie komunikatu EDI. W trakcie dostawy do centrum JMP, pracownik firmy wczytywał skanerem kod kreskowy na karcie doręczeń. Skończono w ten sposób z czasochłonnym procesem ręcznego wprowadzania numerów zamówień, a proces rejestracji dostawy w systemie JMP przebiegał automatycznie.

Specjaliści z Fresh Logistics Polska zauważyli jednak różnicę między informacjami zawartymi na karcie doręczeń dotyczącymi poszczególnych dostaw i zaawizowanych EDI, a rzeczywistym towarem w dostawie. Niespójność ta wynikała z faktu, iż sam proces planowania dostawy opiera się zawsze na danych systemowych, natomiast rzeczywista dostawa uwzględnia różne zmiany, które mają miejsce w trakcie codziennych procesów operacyjnych.

Ten problem wymusił rozpoczęcie fazy trzeciej – ostatniej. W kwietniu 2017 roku firma Fresh Logistics Polska uruchomiła wysyłanie awizacji EDI do poszczególnych centrów JMP już po fizycznym załadunku towarów na daną trasę. W ten sposób udało się osiągnąć założone cele, czyli uprościć procesy awizowania dostaw, ułatwić ich rejestrację i zwiększyć wiarygodność danych.

Dzięki synergii i współpracy pomiędzy operatorem logistycznym a odbiorcami możliwe jest ciągłe doskonalenie procesów z korzyścią dla każdej ze stron. Kolejne pomysły rodzą się w miarę powstawania nowych potrzeb, które z kolei wiążą się z coraz większą dynamiką rynku.